Workflows#

Kurz gesagt#

Ein Workflow macht aus einzelnen Tasks einen wiederverwendbaren Ablauf. Er legt fest, in welcher Reihenfolge die Tasks stattfinden und ob zwischen ihnen bewusste Abstände liegen.

Tasks zum Workflow hinzufügen#

Workflow-Editor mit vier nummerierten Aktionen zum Hinzufügen und Ordnen von Tasks

Vorhandene Tasks suchen, hinzufügen und in die gewünschte Reihenfolge bringen.#

1 Task suchen · 2 Task hinzufügen · 3 Reihenfolge ziehen · 4 Speichern

Info Die cyan umrahmte Zusammenfassung der Anzahl und Gesamtzeit ist ein Informationsbereich. Sie ändert sich automatisch, wenn du Tasks hinzufügst, entfernst oder ihren Versatz anpasst.

Workflow-Task entfernen#

Workflow-Editor mit Entfernen- und Speichern-Aktion

Einen nicht benötigten Task aus diesem Workflow entfernen.#

1 Task aus dem Workflow entfernen · 2 Speichern

Der wiederverwendbare Task selbst bleibt dabei erhalten. Entfernt wird nur seine Verwendung in diesem Workflow.

Versatz einstellen#

Workflow-Editor mit vier nummerierten Aktionen für einen zeitlichen Versatz

Zwischen zwei Tasks bewusst Zeit freilassen.#

1 Versatz öffnen · 2 Schnellwert wählen · 3 Wert manuell anpassen · 4 Speichern

Info Der cyan umrahmte Bereich erklärt den aktuellen Bezug des Versatzes. Er ist keine zusätzliche Handlung. Die Vorschau und Gesamtzeit zeigen dir, wie sich der Abstand auf den Ablauf auswirkt.

Ein konkretes Beispiel#

Für einen konzentrierten Arbeitsstart könntest du diese Tasks kombinieren:

Beispiel-Workflow Konzentrierter Arbeitsstart#

Task

Dauer

Planung

Prioritäten klären

10 min

direkt zum Workflow-Start

Fokusblock

60 min

direkt nach dem vorherigen Task

Gedanken festhalten

10 min

10 Minuten nach dem Fokusblock

Der letzte Versatz schafft bewusst Luft zwischen konzentrierter Arbeit und Reflexion. Wenn du diesen Workflow später als Tages-Workflow oder Routine planst, bleibt die Abfolge erhalten.

Schritt für Schritt#

  1. Öffne Workflows und wähle Workflow anlegen.

  2. Vergib einen kurzen Namen, eine gut erkennbare Farbe und bei Bedarf eine Beschreibung.

  3. Suche im Task-Katalog nach vorhandenen Tasks oder lege einen neuen Task an.

  4. Füge die gewünschten Tasks zu den Workflow-Tasks hinzu.

  5. Ordne die Tasks über den Ziehpunkt in der gewünschten Reihenfolge an.

  6. Stelle nur dort einen Versatz ein, wo ein bewusster zeitlicher Abstand entstehen soll.

  7. Kontrolliere die angezeigte Gesamtzeit und speichere den Workflow.

Versatz verständlich nutzen#

Versatz beschreibt, wann ein Workflow-Task relativ zum Workflow-Start oder zum vorherigen Task beginnt. Ohne zusätzlichen Abstand schließen Tasks direkt aneinander an. Ein positiver Versatz lässt bewusst Zeit dazwischen.

Nutze die Versatz-Hilfe im Editor, wenn du den Bezug eines Tasks ändern möchtest. Die Vorschau und die Gesamtzeit zeigen dir, wie sich die Einstellung auf den gesamten Ablauf auswirkt.

Wichtige Felder und Aktionen#

Name und Farbe

Damit findest du den Ablauf im Workflow-Browser und später auf der Timeline schnell wieder.

Beschreibung

Hier kannst du Zweck oder Einsatzsituation des gesamten Ablaufs festhalten.

Task-Katalog

Er zeigt wiederverwendbare Tasks. Ein Task kann in mehreren Workflows vorkommen, ohne erneut angelegt zu werden.

Für eine größere Tabelle, zusätzliche Filter und Mehrfachauswahl öffnest du den Task-Browser.

Workflow-Tasks

Diese Liste bestimmt Reihenfolge, Versatz und damit die zeitliche Struktur des Ablaufs.

Gesamtzeit

Sie umfasst Task-Dauern und wirksame Abstände. So erkennst du vor dem Planen, wie viel Zeit der Workflow benötigt.

Kontextmenüs

Auf einem Desktop öffnet ein Rechtsklick auf eine Workflow-Zeile die passenden Aktionen für Neu, Bearbeiten, Kopieren und Löschen. Im Workflow-Editor öffnet ein Rechtsklick auf einen Workflow-Task dessen Bearbeitung. Die sichtbaren Buttons und Kontextpanels bleiben auf allen Geräten verfügbar. Kontextmenüs in Auswahllisten werden unter Browser und Kataloge erklärt.

Auf der Timeline#

Wenn ein Workflow in die Timeline eingefügt wird:

  • neue Workflow-Zeilen erscheinen unten

  • eingefügte Zeilen blinken kurz auf, damit du sie schneller wiederfindest

  • benachbarte Tasks im Workflow nutzen kontrastabhängige Trennlinien

  • Task-Blöcke können angeklickt werden, um Task-Details zu öffnen

Typische Stolperstellen#

  • Ein Workflow ist erst auf der Timeline sichtbar, nachdem du ihn als Tages-Workflow eingeplant oder mit einer Routine verknüpft hast.

  • Änderungen an einem Workflow wirken auf seine zukünftige Verwendung. Prüfe vor größeren Änderungen, in welchen Planungen du ihn nutzt.

  • Setze Versatz gezielt ein. Zu viele Abstände machen einen Ablauf schwerer vorhersehbar.

Bevor du einen verwendeten Workflow grundlegend änderst, prüfe unter Änderungen und Auswirkungen, welche Tages-Workflows und Routinen davon betroffen sein können.

Nächste Schritte#