Datenschutzhinweise

Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich ist [Vollständigen Namen ergänzen], Einzelunternehmen, mit der im Impressum genannten Anschrift. Für Fragen zu deinen Daten und zur Ausübung deiner Rechte schreibe an support@toxflow.de.

Welche Daten wir wofür verwenden

• Konto und Planung: E-Mail-Adresse, optionaler Anzeigename und Profilbild, Zugangsdaten sowie deine Tasks, Kategorien, Workflows, Regeln und Tagesplanungen. Wir benötigen sie, um dein Konto und deine Planung bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Passwörter werden geschützt gespeichert.
• Anmeldung und Sicherheit: Informationen zu deinen Anmeldungen, Zeitpunkte, Browser, Gerätetyp, Größe des Browserfensters und IP-Adresse sowie Fehlerprotokolle. Damit ermöglichen und schützen wir den Zugang und untersuchen Störungen und Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, verlässlicher Betrieb.
• Nutzung und Fehleranalyse: Informationen darüber, welche Funktionen du aufrufst und wie du sie bedienst, helfen uns, Fehler zu finden und die Bedienung zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Diese Angaben können deinem Konto und deiner Anmeldung zugeordnet werden und sind deshalb nicht anonym. Freie Planungs- und Feedbacktexte werden dafür nicht regulär erfasst.
• Anfragen und Feedback: Deine Nachricht, Kontozuordnung und freiwillig beigefügte Screenshots verarbeiten wir zur Bearbeitung deiner Anfrage und zur Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, bei allgemeinem Produktfeedback Buchst. f DSGVO). Bitte sende nur dafür erforderliche Inhalte und keine Passwörter.
• Abo, Zahlungen und Kontomails: Abo-Konditionen, Laufzeiten, Zahlungsstatus, Provider- und Transaktionskennungen, erforderliche Zahlungsbelege sowie Mailinhalte und Versandstatus dienen der Vertragsabwicklung und Information über dein Konto (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Gesetzlich erforderliche Belege bewahren wir aufgrund rechtlicher Pflichten auf (Buchst. c).

Ohne E-Mail-Adresse und Passwort können wir kein persönliches Konto bereitstellen. Profilbild, Anzeigename, Feedbackanhänge und externe Erinnerungskanäle sind freiwillig.

Cookies und Ressourcen im Browser

Cookies ermöglichen, dass du bis zu 30 Tage angemeldet bleibst. Für ausstehende E-Mail-Bestätigungen verwenden wir einen weiteren Cookie mit einer Laufzeit von höchstens einer Stunde. Diese Cookies dienen Anmeldung und Kontobestätigung. Abmelden oder ein Passwort-Reset kann die Sitzung vorher beenden.

Dein Browser lädt derzeit Schriftarten von Google Fonts und Oberflächen-Dateien von jsDelivr. Dabei werden Verbindungsdaten wie deine IP-Adresse an die jeweiligen Anbieter übermittelt. Das geschieht bereits beim Aufruf einer Seite. Informationen der Anbieter: Google Fonts und jsDelivr.

Hosting, E-Mails und Zahlungsdienst

Render: Die Anwendung und ihre Datenbank werden bei Render Services, Inc. betrieben. Als Standort ist Frankfurt gewählt. Das bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich in Deutschland erfolgt. Render beschreibt auch Verarbeitungen in den USA und internationale Übermittlungen in seinem Datenschutzvertrag.

Resend: Kontobestätigungen, Passwort- und Abo-Nachrichten sowie Löschhinweise versenden wir über Resend (Plus Five Five, Inc.). Dabei werden Empfängeradresse, Mailinhalt und Zustellinformationen verarbeitet. Laut Anbieter werden diese Daten in den USA gespeichert; eine europäische Versandregion ändert diesen Speicherort nicht. Resend nennt für normale Mail- und Protokolldaten 30 Tage und für Sicherungskopien sieben Tage. Siehe Resend-Datenschutzhinweise und Datenschutzvertrag.

Supportpostfach: Nachrichten an support@toxflow.de werden über ein bei STRATO eingerichtetes Postfach beziehungsweise dessen Alias empfangen. Wir verwenden sie zur Bearbeitung deiner Anfrage. Datenschutzhinweise von STRATO.

PayPal: Wenn du ein Abo über PayPal abschließt, verarbeitet PayPal die dafür erforderlichen Zahlungs- und Kontodaten als eigener Verantwortlicher. ToxFlow erhält unter anderem Abo-/Transaktionskennungen, Konditionen, Laufzeiten und Zahlungsstatus für die Aboverwaltung. Wir erhalten keine vollständigen Karten- oder Bankzugangsdaten. Es gelten ergänzend die PayPal-Datenschutzhinweise.

Für internationale Übermittlungen nennen Render und Resend insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Informationen zu Schutzmaßnahmen und eine Kopie der für unsere Verarbeitung maßgeblichen Garantien kannst du über den oben genannten Kontakt anfragen.

Freiwillige Task-Erinnerungen

Wenn du Telegram verbindest und Erinnerungen aktivierst, verwenden wir deine Chatkennung und gegebenenfalls deinen Telegram-Nutzernamen. Für ausgewählte Tasks senden wir Taskname, Workflowname und Startzeit über Telegram an deinen Chat. Das dient der von dir gewählten Erinnerungsfunktion (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Du kannst Erinnerungen in den Einstellungen ausschalten und die Verbindung trennen. Für die Verarbeitung durch Telegram gelten dessen Datenschutzhinweise.

Falls WhatsApp in deinem Konto verfügbar ist und du ausdrücklich einwilligst, verwenden wir Telefonnummer, Zeitzone, Einwilligungsnachweis und ausgewählte Taskdaten für Erinnerungen über WhatsApp (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Du kannst die Einwilligung in den Einstellungen für die Zukunft widerrufen. Ohne Aktivierung findet über diesen Kanal kein Versand statt. Siehe die WhatsApp-Datenschutzhinweise.

Empfangene Nachrichten können bei dir und beim jeweiligen Dienst gespeichert bleiben. Eine Kontolöschung bei ToxFlow entfernt nicht automatisch Nachrichten aus deinem Telegram- oder WhatsApp-Chat.

Aufbewahrung und Löschung

Deine Planung bleibt nicht unbegrenzt gespeichert. Unbestätigte Registrierungen können nach sieben Tagen gelöscht werden. Bei bestätigten Konten ist eine Löschung von Konto und Planung ab 90 Tagen nach dem endgültigen Ende des Zugangs möglich. Bezahlte Restlaufzeit, eine geltende Kulanzfrist und eine bestätigte Fortsetzung werden berücksichtigt. Ein Login allein verlängert die Aufbewahrung nicht.

Vor der Löschung bestätigter Konten informieren wir dich 14 und drei Tage vorher. Für betroffene Bestandskonten gilt bei Einführung mindestens eine Frist von 30 Tagen ab bestätigter Erstinformation. Mit einem neuen Abo kannst du deine Planung behalten und weiter nutzen. Du kannst die Kontolöschung auch selbst in den Einstellungen anfordern.

• Sitzungen laufen spätestens nach 30 Tagen ab; Sitzungsdaten werden nach weiteren 30 Tagen entfernt.
• Bedienereignisse werden nach 90 Tagen, Fehlerereignisse nach 30 Tagen gelöscht.
• Gewöhnliche Support- und Feedbacktexte werden 180 Tage nach Fallabschluss gelöscht, Anhänge nach 30 Tagen. Offene Fälle werden regelmäßig auf weiteren Bedarf geprüft.
• Bei endgültig abgeschlossenen Telegram-/WhatsApp-Sendungen entfernen wir Inhalte und Adressierung nach sieben Tagen; technische Versandnachweise bleiben höchstens 90 Tage.
• Inhalte von Abo-Mails werden 30 Tage nach endgültigem Abschluss auf das Nötige beschränkt. Erforderliche Angaben zum Zahlungsabgleich bleiben während der Vertragslaufzeit und bis 180 Tage nach deren endgültigem Ende.
• Eigene vollständige Datenbank-Sicherungen werden höchstens 30 Tage aufbewahrt. Vor einer Wiederinbetriebnahme aus einer Sicherung müssen vorgemerkte Löschungen erneut angewendet werden.

Gesetzlich aufzubewahrende Belege und konkret begründete offene Rechts- oder Zahlungsfälle werden getrennt und auf das Erforderliche beschränkt behandelt. Je nach Belegart gelten insbesondere acht Jahre für Rechnungen/Buchungsbelege, sechs Jahre für aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe und zehn Jahre für Bücher/Aufzeichnungen, grundsätzlich ab dem jeweiligen Jahresende; gesetzliche Verlängerungen bleiben möglich. Daraus folgt keine entsprechende Aufbewahrung deiner gesamten Planung. Sicherungen, Protokolle und Empfängerkopien bei Dienstleistern unterliegen deren gesonderten Regeln.

Deine Rechte

Du kannst im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt. Wende dich dafür an support@toxflow.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Den Planungsexport unter Einstellungen kannst du selbst herunterladen; er ersetzt keine vollständige Datenauskunft.